Ich habe auf dieser Seite einige Erklärungen zu allgemein bekannten und immer wieder begangenen Fehlern im Umgang mit eMails zusammen getragen. Die meisten Nutzer sind sich nicht bewusst, daß es durchaus einige Dinge gibt, die man beachten sollte, wenn man die Kommunikationspartner nicht verärgern möchte... Solche Regeln für den Umgang im Netz nennt man übrigens auch "Netiquette".
Ich bekomme immer wieder eMails, die an mehrere Dutzend Empfänger adressiert wurden. Das Problem bei diesen eMails ist: wenn die Empfänger in das 'To'- oder 'CC'-Feld eingetragen werden, dann sind alle Mailadressen von jedem Empfänger einsehbar. Das kann dann -je nach Herkunft- auch schon mal eine Liste mit 300 Adressen sein. (So geschehen z.B. bei einem sehr ärgerlichen Fehler des FH-Rechenzentrums vor einigen Monaten.)
Wo ist das Problem dabei? Ganz einfach: Derartige Ansammlungen von Adressen sind eine Einladung für Würmer und JUNK-Mails. Im 'Hausgebrauch' werden eher die Würmer das Problem darstellen, da sie sich aller Mailadressen bedienen, die sie auf einem Computer ausfindig machen können, um sich anschließend wiederholt dorthin zu verschicken. Das kann dazu führen, daß man mehrere Dutzend Wurm- bzw. JUNK-Mails jeden Tag bekommt. Und nach dem oben erwähnten Fehler des Rechenzentrums unserer FH dauerte es auch wirklich nicht lange, bis wir einige JUNK-Mails bekamen.
Zwei bis fünf Empfänger einer Mail kann man im Freundeskreis locker auch im 'To'-Feld Adressieren. Alles was darüber hinaus geht sollte aber richtig adressiert werden, denn die Wahrscheinlichkeit, daß einer der Empfänger (unwissentlich) einen digitalen Schädling beheimatet, -oder die Adressen auf anderem Wege ihre Abnehmer finden- ist leider groß!
Die Felder 'To' (Empfänger) und 'CC' ('Carbon Copy', also einfache Kopie) sind wie bereits beschrieben für jeden Empfänger einer eMail sichtbar. Doch es gibt auch das 'BCC'-Feld, das für 'Blind Carbon Copy', also 'Blindkopie' steht. Die Empfänger der eMail können nicht sehen, ob eine 'blinde Kopie' noch an andere Empfänger gegangen ist. Und genau diese Eigenschaft nutzen wir für eine Mail an mehrere Empfänger!
Statt also alle Leute in das 'To'- oder 'CC'-Feld einzutragen, schreiben wir sie in das 'BCC'-Feld. Die meisten Mailprogramme erwarten zusätzlich noch einen Empfänger im 'To'-Feld, hier müsst ihr einfach mal probieren, ob ihr das Feld leer lassen könnt oder auch einfach einen Namen statt einer Adresse vergeben könnt wie z.B. To: "Alle meine Freunde". Im Notfall tragt einfach eure eigene Mailadresse ein! Und schon habt ihr eine Mail verschickt, ohne alle Empfänger gegenseitig Preis zu geben.
Übrigens: In vielen Mailprogrammen wird das BCC-Feld gemäß den Standardeinstellungen nicht angezeigt. Ihr solltet dann einfach mal in den Optionen schauen, wie ihr es anzeigen lassen könnt. Teilweise hift auch ein beherzter rechter Mausklick in oder neben die Adressfelder, um die Optionen angezeigt zu bekommen. Ein Mailprogramm, das dieses Feld nicht anbietet, wäre kein gutes Mailprogramm. ;-)
Ich werde hier im Folgenden ein wenig mit Speichergrößen jonglieren. Wer mehr über die Angabe von Speichergrößen wissen möchte, möge sich meine Kurzbeschreibung dazu durchlesen.
Es ist oft nett gemeint, wenn man eine Einladung zu einer Party, einem Kurs oder auch mal aktuelle Fotos von irgend einer Aktion per eMail bekommt. Das Problem ist nur: die meisten Versender solcher Mails machen sich keine Gedanken über Dateigrößen. Die Bilder werden, so wie sie von der Kamera aufgenommen wurden, einfach in die eMail geklatscht und das ganze auf die Reise geschickt. Daß solch ein Bild dann locker 1-8 Megabyte haben kann, wird meistens nicht wahrgenommen, auch wenn die Mail beim Versenden mal etwas länger braucht.
Nicht jeder hat eine schnelle Internet-Anbindung. Wer z.B. noch mit einem Modem im Netz unterwegs ist, und entsprechend geringe Übertragunsgeschwindigkeiten hat, braucht für Dateianhänge wie ein 1-Megabyte-Bild, auch mit dem schnellstem Modem locker mal eine halbe Stunde. Es gibt nichts nervigeres, als wenn mal wieder jemand eine zu dicke Mail geschickt hat, und man eigentlich 'nur eben schnell' Mails abholen wollte - man ist für eine halbe Stunde oder sogar länger angebunden und muss auf die anderen Mails im Postfach ggf. so lange warten! Ein zusätzliches Problem ist, daß sich die Dateianhänge in Mails durch die Codierung auch noch vergrößern: die sogenannte Base64-Codierung sorgt dafür, daß sie um ca. 1/3 größer werden!
Auch das Argument "der hat doch DSL" zählt nicht: Was, wenn derjenige nicht zu Hause ist, und die Mails woanders per Modem abruft? Solche Dinge kann man nicht vorher sehen!
Den dicksten Hund, den jemand mal bei mir gebracht hatte, war eine große Mail, die ich 8-mal in meinem Postfach hatte, weil er sich beim Versand vertan hatte. Ich hatte insgesamt 5 MB an seinen Mails in meinem Postfach und hätte sie zu Hause in Hannover mit meinem Modem abrufen müssen - das geht wirklich ins Geld.
Als weiteres Argument gegen große Dateianhänge ist die Postfachgröße der Empfänger zu nennen: Die meisten Anbieter bveschränken die Postfächer auf 10 MB. Darin hätten ca. 3.400 normal große Mails Platz, was massig ausreicht. Aber wenn jemand dicke Mails verschickt, ist das Postfach ziemlich schnell voll und weitere, eingehende Mails werden dann als sogenannter 'Mailer-Deamon' zurück geschickt, mit dem Verweis, daß das Postfach des Nutzers voll ist. So können wichtige Informationen verloren gehen oder erst zu spät eintreffen, denn meist bekommt der Benutzer gar nicht mit, daß seine Postbox übergelaufen und ihm Mails entgangen sind.
Die Meisten Nutzer machen sich auch keine Gedanken um die Formate der Anhänge und verschicken Word-Dokumente oder Powerpoint-Präsentationen. Aber nicht jeder benutzt MS Word, und wenn man die Dokumente dann ansehen will, zerlegt sich das Layout meist komplett und die Dokumente sind unansehlich bis unlesbar. Das gleiche passiert oft auch, wenn die Word-Versionen vom Sender und Empfänger nicht überein stimmen: Tabellen und Ränder werden verschoben, das Dokument sieht unbrauchbar aus.
Wenn man also Dateianhänge verschickt, dann sollte man auch sicher gehen, daß der Empfänger sie lesen kann. Im Allgemeinen bieten sich Formate an, die jeder lesen können sollte, wie z.B. PDF-Dateien. Zumindest in OpenOffice kann man seine Dokumente per Knopfdruck in PDF konvertieren...
Das Wichtigste, was man bei Dateianhängen beachten muss, ist wie gesagt die Dateigröße. Man sollte in jedem Fall darauf achten, daß eine von den Empfängern nicht angeforderte eMail in keinem Fall größer als 500 KB wird, und selbst das ist für Modem-Besitzer noch viel! Da braucht man nur zwei Bekannte zu haben, die im gleichen Zeitraum (also bis man wieder Mails abholt) so große Anhänge verschicken, und schon sitzt man wieder auf einer prallen Mailbox! Wenn der Empfänger einen Anhang angefordert hat und sich auch der Größe bewusst ist, dann könnt ihr ihm natürlich auch dicke Mails ins Postfach legen...
Wenn man ein paar Bilder verschicken will, so kann man sie sehr leicht verkleinern! Ein Bild, das den halben Bildschirm füllt, ist immer noch schön groß. Die Meisten Nutzer werden heutzutage eine Bildschirmauflösung von 1024x768 Pixeln haben. Man kann das Bild also getrost mit einem Bildbearbeitungsprogramm auf 800x600 Pixel verkleinern (bitte nicht Paint (!!!) sondern lieber GIMP nehmen). Wenn man dann noch im JPG-Format speichert und die Qualität auf 80% einstellt (nur leichte Kompressionsartefakte im Bild zu sehen), dann hat man immer noch wunderbare Bilder, die aber vergleichsweise wenig Platz wegnehmen... Aus 8 MB kann man so locker 200 KB machen (das ist eine Einsparung um Faktor 40)!
Will man andere Anhänge verschicken, sollte man schauen, ob man sie irgendwie kleiner machen kann: z.B. mit Winzip oder WinRar komprimieren oder ggf. in den Dokumenten enthaltene Bilder löschen: Das wirkt vor allem bei Word-Dokumenten Wunder!
Wenn man eine große Datei über das Internet weiter geben möchte, die man einfach nicht kleiner machen kann, dann sollte man entweder die Empfänger fragen, ob sie die Datei haben möchten (und vor Allem auch über die genaue Dateigröße Informieren) und sie dann erst bei Bedarf verschicken.
Eine etwas elegantere Möglichkeit ist es, sich irgendwo kostenlosen 'Webspace' -also den Speicherplatz auf einem Server für eine kleine, kostenlose Webseite- zu besorgen, und die Datei einfach auf den Webspace zu laden. Dann schickt man allen Empfängern eine eMail mit dem Link auf die Datei, und jeder kann sich die Datei bei Bedarf selbst herunter laden. Anbieter für kostenlosen Webspace gibt es genügend, ihr müsst einfach mal danach suchen... Zum Hochladen der Datei(en) benötigt ihr noch ein FTP-Programm. Das kostenlose Porgramm "SmartFTP" habe ich in meiner Softwareliste verlinkt.
Wer keine Ahnung von FTP und Webspace hat, kann vielleicht auch einfach einen Bekannten mit einer Webseite fragen, ob er/sie so nett ist, die Datei für kurze Zeit dort hoch zu laden?
Zum Thema 'richtig zitieren' gibt es eine recht gute Anleitung im Netz: www.afaik.de. Insbesondere Kapitel 1.1 sollte dabei zum besseren Verständnis gelesen werden.
Stolperfalle: Das Leerzeichen nach den zwei Bindestrichen darf im Signaturtrenner nicht vergessen werden, weil er sonst nicht funktioniert!
Der Signaturtrenner trennt die Signatur einer Mail von dem eigentlichen Inhalt. Er ist besonders praktisch und gehört zum 'guten Ton', weil alles, was unterhalb des Signaturtrenners steht, beim Antworten automatisch ausgeschnitten wird. Das ist insbesondere dann von Vorteil, wenn man noch Informationen oder auch lustige Zitate unter seinen eMails einfügen lässt. Viele Mailprogramme bieten eine Funktion, um aus einer Datei mit Zitaten automatisch eines per Zufall auswählen zu lassen und in die Mail einzufügen. In meinen eMails ist -wie ihr vielleicht schon bemerkt habt- immer ein anderes, lustiges Zitat aus den Büchern von Terry Pratchett enthalten.
Übrigens: In vielen Mailinglisten wird auf die Verwendung von Signaturtrennern besonderer Wert gelegt und es fällt negativ aus, wenn jemand keinen 'Sigtrenner' benutzt.
Ein Signaturtrenner besteht aus genau drei Zeichen: "-- ". Das Leerzeichen nach den zwei Bindestrichen darf dabei nicht vergessen werden, weil der Trenner sonst nicht funktioniert!
Und so sieht das ganze dann beispielweise aus:
Hallo Empfänger!
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipisicing elit, sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. Ut enim ad minim veniam, quis nostrud exercitation ullamco laboris nisi ut aliquip ex ea commodo consequat. Duis aute irure dolor in reprehenderit in voluptate velit esse cillum dolore eu fugiat nulla pariatur. Excepteur sint occaecat cupidatat non proident, sunt in culpa qui officia deserunt mollit anim id est laborum.
--
Viele Grüße,
Andreas Loh
www.AndreasLoh.de
ICQ: 123###
PGP-key: http://www.andreasloh.de/kontakt.htm
-------------------------=[Pratchett-Zitat]=--------------------------
Die Antwort kam mit der Unausweichlichkeit eines Steuerbescheids.
----------------------------------------------------------------------
Alles, was unter dem Sigtrenner steht, wird bei der Antwort auf diese eMail dann vom Mailprogramm automatisch abgeschnitten, und nur die eigentlichen Zeilen der eMail werden als Zitat übernommen.
Dieses Thema fängt man am Besten immer mit einem Postkarten-Beispiel an: Stell Dir vor, Du möchtest einen wirklich privaten Brief oder eine wichtige Information an Deine Freundin schicken. Würdest Du dafür eine Postkarte benutzen, die theoretisch jeder lesen kann, oder lieber einen verschlossenen Brief? Ganz klar, kaum jemand ist so fahrlässig, vertrauliche Dinge auf eine Postkarte zu schreiben. Aus gutem Grund werden wichtige Daten wie Gehaltsabrechungen etc. auch meist in geschwärzten Briefumschlägen verschickt, damit man sie nicht gegen das Licht lesen kann. Leider ist dieses Sicherheitsbewusstsein noch nicht in die digitale Welt vorgedrungen...
Emails sind leider genau wie Postkarten: Auf der Strecke, die sie von Deinem Postfach bis zum Postfach des Empfängers zurücklegt, laufen sie über viele verschiedene Rechner und dort sind sie quasi von jedermann lesbar oder veränderbar! Das geht z.B. im Studentenwohnheim bzw. irgend einem Rechenzentrum auf dem Kommunikationsweg los, wo euer Nachbar bzw. der Admin lange Ohren (/Augen) macht, und einfach Spaß daran hat, zu lesen was andere so schreiben. Und es endet bei dem Empfänger, der sein Postfach oder Mailprogramm nicht ausreichend geschützt hat, und wo jemand einfach mitliest. Dann gibt es auch noch Geheimdienste wie die NSA, die mit Hilfe von Großcomputern den Datentransfer, der über wichtige Knotenpunkte im Internet läuft, nach Stichworten durchsuchen und die Nachrichten speichern bzw. genauer untersuchen, die 'interessant' klingen. Nungut, das führt jetzt zu weit vom eigentlichen Thema ab, und ich beende diesen Ausflug mit einem Link zu Wikipedia: Thema Überwachungsstaat.
Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein bietet zu dem Thema Verschlüsselung einige Informationen an, und hat unter anderem die Broschüre "eMail für Dich, nicht für Jedermann" herausgebracht.
Wie ihr eure eMails nun konkret verschlüsselt, könnt ihr hier lesen: PGP Tutorial.
Aktualisiert am 26.02.2007
Andreas Loh